Cwynion

Cyflwyno cwyn

Mae gan bob ysgol a choleg weithdrefn ar gyfer ymdrin â chwynion gan rieni/gofalwyr a disgyblion. Y cam cyntaf yw dilyn trefn gwynion yr ysgol ei hun – gofynnwch am gopi yn swyddfa’r ysgol/coleg neu edrychwch ar wefan yr ysgol/coleg. 

Bydd y rhan fwyaf o ysgolion/colegau yn eich annog i ddweud wrthynt am eich problem yn anffurfiol cyn gwneud cwyn. Yn aml iawn dyma’r ffordd gyflymaf o ddatrys eich problem. Dylech ofyn am gyfarfod i drafod eich pryderon, egluro pam nad ydych yn fodlon a rhoi rhestr fer o’ch pryderon. 

Cyflwyno cwyn ffurfiol 

Os ydych yn dal yn anfodlon, gallwch wneud cwyn ffurfiol.  

Fel arfer bydd angen i chi anfon ebost neu lythyr at y pennaeth a’r corff llywodraethu yn egluro eich bod yn gwneud cwyn ffurfiol. Bydd angen i chi egluro’r broblem a dweud pam eich bod yn anfodlon â’r hyn y mae’r ysgol wedi’i wneud ynglŷn â’r mater. Dylech gadw copi o bopeth rydych yn ei anfon. 

Dylech ysgrifennu at y Pennaeth a Chadeirydd y Llywodraethwyr yng nghyfeiriad yr ysgol. Eglurwch eich rhesymau dros ofyn i Bwyllgor Cwynion y Corff Llywodraethu ystyried eich materion.   

Dylech feddwl yn glir ynglŷn â’r canlyniad y byddech yn hoffi ei weld ac ysgrifennu hyn.  Bydd gan rai ysgolion dempled ar gyfer eich cwyn. Gellir defnyddio’r canlynol fel canllaw:  

Templed llythyr cwyn:

• Enw eich plentyn, ei ddyddiad geni ac unrhyw anghenion ychwanegol sydd gandda
• Manylion ynglyn a beth rydych chi’n meddwl mae’r ysgol wedi’i wneud o’i le, neu heb ei wneud. 
• Disgrifiwch sut mae hyn wedi effeithio ar eich plentyn
• Disgrifiwch sut mae hyn wedi eddeithio ar eich plentyn
• Os yw’n fwy na thri mis ers i chi ddod yn ymwybodol o’r broblem am y tro cytaf, rhowch y rheswm pan nad ydych wedi cwyno o’r blaen.
• Beth ddylai gael ei wneud yn eich barn chi i unioni’r sefyllfa?
• Os ydych wedi cwyno’n barod wrth aelod o’r staff, rhowch fanylion byr ynglyn a sut a phryd y gwanaethoch chi hyn. 

Cyflwyno cwyn i Gorff Llywodraethu’r ysgol neu’r coleg neu i’r awdurdod lleol 

Os nad yw eich cwyn ffurfiol yn datrys y broblem, efallai y byddwch yn gallu cwyno wrth eich awdurdod addysg lleol (ALl).

• Peidiwch ag oedi
  Dylech gyflwyno cŵyn i’r ALl cyn gynted ag y bo modd ar ôl y digwyddiad. Mae’n bosibl y bydd terfyn amser 
• Gwirio
  Gwnewch yn siŵr eich bod yn cwyno wrth yr adran iawn 
• Dywedwch mai cwyn sydd gennych
  Dywedwch ar unwaith mai cwyn yw hon, a bod arnoch eisiau i’r cyfan fynd drwy’r drefn gwyno 
• Ysgrifennu
  Mae’n werth cyflwyno eich cwyn yn ysgrifenedig os gallwch. Gwnewch yn siŵr eich bod yn ysgrifennu ‘cwyn’ ar ran uchaf eich llythyr neu ebost, fel nad oes unrhyw amheuaeth. 
• Byddwch yn glir ac yn gryno
  Dylech ymdrin â phob pwynt perthnasol, ond byddwch mor fyr ag y gallwch. Gwnewch eich llythyr yn hawdd i’w ddarllen drwy ddefnyddio rhestrau wedi’u rhifo a phenawdau i dynnu sylw at y materion pwysig.  
• Darparwch dystiolaeth 
  Anfonwch gopïau o ddogfennau perthnasol – bydd hynny’n helpu’r swyddog cwynion i ddeall eich cwyn neu ddarparu tystiolaeth i’w chefnogi. Cadwch nodiadau o unrhyw alwadau ffôn am y gŵyn, gan gynnwys y dyddiad ac enw’r person rydych wedi siarad ag ef/hi.